Votre organisation est-elle prête pour un BAPE virtuel?
La crise de la COVID-19 a obligé les organisations privées et publiques à accélérer leur transformation numérique afin de poursuivre leurs activités dans un contexte qui s’est métamorphosé du jour au lendemain. C’est le cas du Bureau d’audiences publiques sur l’environnement (BAPE) qui a repris ses activités de participation publique de manière virtuelle. Voici une analyse de deux membres de notre équipe SHERPA : Samanta Penaloza, stratège en communication chez Pilote groupe-conseil ainsi que Jean Chartrand, formateur et conseiller principal.
Au cours des dernières semaines, le BAPE a tenu ses premières séances virtuelles d’information et de consultation publique ciblée. Les premières audiences publiques auront lieu prochainement. Quelles sont, pour les promoteurs, les répercussions de cette nouvelle façon de faire?
LA VISIOCONFÉRENCE
Bien que la visioconférence comporte indéniablement de nombreux avantages, tous ceux et celles qui télétravaillent depuis plusieurs mois, en raison du confinement décrété par les autorités publiques, ont commencé à ressentir certains effets de l’utilisation intensive de cet outil de communication. Des experts et les médias qualifient de zoom fatigue ce sentiment d’épuisement dû, entre autres, à l’absence de langage corporel (p. ex. la gestuelle), à des problèmes techniques(p. ex. un décalage de son, une déconnexion) et à un inconfort global des participants et participantes qui doivent notamment demeurer assis et fixer la caméra (p. ex. une perturbation de la concentration, une perte de spontanéité). Tous ces facteurs ajoutent à la pression exercée sur les porte-parole du promoteur qui est déjà passablement élevée dans des conditions « normales ».
Dans ce contexte, la préparation du porte-parole peut tirer profit d’une formation professionnelle adaptée au contexte virtuel et axée entre autres sur :
la maîtrise du trac et le développement (ou l’amélioration) de l’aptitude à prendre la parole « en public »;
la préparation de la prestation et la façon d’« apprivoiser » la caméra et d’interagir avec les autres participants;
la préparation minutieuse de la séance, tant sur le fond (messages) que sur la forme (posture).
LA PARTICIPATION LOCALE
Les audiences publiques virtuelles permettent dorénavant aux citoyens et citoyennes de participer sans qu’il soit nécessaire de se déplacer dans une salle à proximité du lieu du projet. L’une des principales conséquences de cette nouvelle pratique est le risque d’attirer plus de participants et participantes qui ne résident pas dans la communauté concernée directement par le projet. Or, ces personnes ne connaissent pas les enjeux locaux et risquent par le fait même de faire dévier les discussions en dehors du cadre du projet.
Pour se préparer à faire face à cette situation, le promoteur doit agir en amont, notamment en :
développant une connaissance approfondie de l’écosystème des parties prenantes à son projet;
présentant son organisation, en établissant un dialogue avec les parties prenantes, en les informant adéquatement sur le projet et en leur permettant de s’exprimer librement sur celui-ci;
bâtissant une relation de confiance (ouverture et transparence) avec la communauté locale.
LES RÉSEAUX SOCIAUX
Le BAPE n’utilise Facebook que depuis le mois de novembre 2018. Sa présence sur ce réseau social lui a permis - et lui permet - d’informer un public beaucoup plus large sur les étapes des processus d’évaluation des projets. L’utilisation de Facebook s’avère encore plus importante alors que la diffusion des séances du BAPE par Facebook Live permet dorénavant aux internautes de poser leurs questions directement et en temps réel, dans la section commentaires de la publication. Les participants et participantes sont aussi en mesure de déclencher des conversations virtuellessusceptibles de défavoriser la circulation d’information factuelle, de provoquer de la controverse et même d’affecter la réputation du promoteur.
Pour éviter tout dérapage sur les réseaux sociaux, le promoteur doit s’outiller de manière adéquate, notamment en :
mettant en place une veille des médias traditionnels locaux et des médias sociaux;
assurant une présence soutenue sur les médias sociaux;
faisant circuler de l’information factuelle, pertinente et neutre de façon à contrer la désinformation.
EN CONCLUSION
Une bonne préparation doit absolument tenir en compte de ces facteurs afin d’assurer une performance optimale du ou des porte-parole du promoteur lors de la présentation du projet, des différentes périodes de questions ainsi que des interactions avec les médias sociaux et traditionnels avant, durant et après les audiences publiques. En étant proactif, le promoteur met toutes les chances de son côté pour ne pas voir à être en mode « réaction » ni « défensif », c’est-à-dire à la remorque des événements et contraint de gérer une organisation sous haute pression.